Assicura il controllo di regolarità amministrativa nella fase preventiva della formazione dell’atto attraverso il parere di regolarità tecnica attestante la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa.
Cura la comunicazione interna ed esterna dell'Ente.
Cura le richieste dei cittadini e delle imprese e le relative verifiche (Diritti del Cittadino).

Gabinetto del Sindaco
Coordina l’attività dell’Ufficio di Gabinetto del Sindaco. Assicura il supporto al Sindaco nell’esercizio delle funzioni di indirizzo e di controllo allo stesso attribuite dalla legge, in raccordo diretto con gli assessori e, ove nominati, con gli uffici di staff degli stessi nonché con i vertici burocratici dell’ente.
Comprende le funzioni dell’ente in un’ottica di governance e partenariato, di comunicazione istituzionale (in particolare in relazione ai rapporti con gli organi di informazione) e le manifestazioni istituzionali (cerimoniale).
Coadiuva il Sindaco e la Giunta nelle funzioni di indirizzo, di individuazione degli obiettivi dell’ente e di controllo dell’attuazione, in particolare cura il monitoraggio degli input programmatici in funzione di realizzazione degli obiettivi.
Coordinamento dei rapporti con gli organismi partecipati e verifica dell'andamento della loro gestione.
In particolare:
· Verifica e relazione sullo stato procedurale di attuazione del programma;
· Relazione annuale dell’attività del Sindaco;
· Trattazione affari istituzionali e predisposizione atti di alta amministrazione e gemellaggi, protocolli di intesa, accordi e intese;
· Assistenza al Sindaco nella gestione della corrispondenza attraverso impulso istruttorio diversificato e monitorato nonché nei rapporti con gli organi istituzionali (Consiglio Comunale, Giunta, Revisori dei Conti, vertici della struttura burocratica);
· Formalizzazione, registrazione e raccolta degli atti di competenza Sindacale (determinazioni, ordinanze ecc.);
· Cura ed organizzazione del cerimoniale ed assistenza nelle attività di rappresentanza;
· Concessione dei locali di rappresentanza ed esposizione di bandiere e Gonfalone;
· Gestione agenda degli incontri.

Ufficio di Segreteria
Assicura il supporto tecnico-amministrativo agli organi elettivi e di governo dell'ente nell'azione amministrativa.
Cura la gestione informatizzata delle deliberazioni e delle determinazioni. Provvede alle attività di custodia e raccolta degli atti deliberativi.
Cura l’iter procedurale del rimborso delle spese legali degli Amministratori e dipendenti dell’Ente con adozione del provvedimento finale, previa acquisizione dei pareri di congruità da parte della direzione competente. 

Ufficio del Consiglio Comunale
· Supporta l’attività del Consiglio Comunale, della Presidenza del Consiglio Comunale e l’attività delle Commissioni Consiliari;
· cura gli adempimenti procedimentali relative alle proposte deliberative e di quelli successivi alla loro adozione.

Ufficio del Protocollo Generale e Notifiche
· Cura la gestione informatizzata del protocollo generale e notifiche.
· Cura la tenuta e la pubblicazione degli atti all’albo Pretorio on line
· Cura la notifica degli atti Comunali

Sintesi di funzioni ed attività

Gabinetto del Sindaco
· Assicura l’attività gestionale dell’Ufficio di Gabinetto del Sindaco.
· Assistenza al Sindaco per lo svolgimento delle funzioni attribuitegli dalla legge, dallo Statuto e dai Regolamenti, nonché di quelle relative alla rappresentanza della città.
· Rapporti con tutti i diversi livelli istituzionali e gli organi di stampa, assicurando la comunicazione relativa alla immagine dell’Amministrazione.
· Promozione delle iniziative di cooperazione e di solidarietà.
· Gestione per conto del Sindaco dei rapporti con gli organi istituzionali dell’Amministrazione (Presidente del Consiglio Comunale, Giunta Municipale, Assessori e Consiglieri).
· Stesura della “Relazione Annuale” sullo stato di attuazione del programma elettorale del Sindaco.
· Nomina e designazione dei rappresentanti del Comune presso Enti, Aziende ed Istituzioni.
· Nomina di esperti del Sindaco.
· Concessioni di patrocini.
· Nomina e designazione dei rappresentanti nelle Aziende e/o Società a partecipazione comunale di cui il Comune è parte.
· Verifica formale dei decreti e delle ordinanze del Sindaco.
· Organizzazione e gestione dei grandi eventi.
· Realizzazione di azioni di promozione e visibilità dell’attività dell’Amministrazione comunale in genere nei confronti delle Autorità sovraordinate (Regione, Stato, Unione Europea).

Segreteria particolare
· Gestione dell’agenda e della corrispondenza del Sindaco.
· Gestione dei rapporti di natura politica e di rappresentanza con Ministeri, Enti, Associazioni ed Istituzioni Nazionali, Consiglieri comunali, deputazione regionale, nazionale ed europea.
· Gestione del cerimoniale (assistenza agli organi istituzionali per manifestazioni e incontri, organizzazione di ricevimenti in occasione di visite ufficiali, patrocini, riprese televisive, servizi fotografici, ecc.).

Ufficio Stampa
· Strategie di comunicazione del Sindaco e degli Assessori
· Predisposizione dei testi comunicazionali e gestione della documentazione per la comunicazione interna ed esterna del Sindaco, Presidente del Consiglio e Consiglieri.
· Gestione di un canale di comunicazione con i cittadini via Internet (sul sito del Comune) per il Sindaco e gli Assessori.
· Cura della compilazione giornaliera della rassegna stampa.
· Effettuazione di ricerche mass-mediologiche.
· Cura dei collegamenti con gli organi d’informazione, assicurando il massimo grado di trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni da fornire nelle materie d’interesse dell’Amministrazione.
· Svolgimento di tutte le competenze tipiche dell’Ufficio e quelle espressamente demandate dal Regolamento di Organizzazione e da norme nazionali e regionali.
· Cura della predisposizione di comunicati stampa nelle forme stabilite dall’Amministrazione comunale.

Ufficio di Segreteria
· Raccolta dei dati amministrativi provenienti da tutte le Direzioni dell’Ente, predisposizione degli elenchi degli incarichi a consulenti esterni all’Ente e trasmissione on-line al Ministero dell’Interno – Dipartimento della Funzione Pubblica – nel portale Perla PA (Anagrafe delle Prestazioni), nonchè la successiva pubblicazione al sito istituzionale dell’Ente.
· Collabora con il Segretario Generale per la digitalizzazione dei provvedimenti e atti amministrativi.
· Coordinamento personale adibito alla preparazione degli atti da pubblicare, nonché la custodia degli stessi, dopo l'esecutività, in originale, coordinamento del personale all'uopo adibito per la trasmissione ai Capigruppi Consiliari dell'elenco degli atti adottati dalla G.C. (art.199 L.R. n.16/63 e s.m.i.), alla trasmissione degli atti alle direzioni competenti, compiute tutte le procedure di rito;
· tenuta e cura del registro delle Ordinanze, del registro dei decreti sindacali, del registro delle deliberazioni;
· cura la registrazione degli atti adottati dagli organi Istituzionali dell'Ente seguendo tutto l'iter della procedura dalla pubblicazione alla dichiarazione di esecutività degli stessi, con il conseguente invio degli atti alle Direzioni proponenti.;
· cura il deposito, in originale, degli atti deliberativi degli Organi Istituzionali dell'Ente e provvede alla tenuta dei registri degli stessi;
· Studio, ricerche, analisi delle problematiche nelle materie di competenza;
· predisposizione degli atti amministrativi (Delibere, determinazioni) e di contratti afferenti i beni confiscati alla criminalità organizzata;
· gestione dei processi lavorativi di competenza, nel rispetto delle scadenze amministrative;
· cura degli atti gestionali riguardanti il Collegio dei Revisori dei Conti;  
gestione dei veicoli con predisposizione di atti di impegno e liquidazione di rappresentanza;
· predisposizione degli atti di impegno spesa e di liquidazioni;
· gestione corrispondenza per via telematica PEC – e-mail, cura dei rapporti con le varie Associazioni a cui l'ente aderisce (ANCI – Lega delle Autonomie Locali);
· gestisce le richieste dei CIG di tutta la Direzione
· cura dei rapporti con altre Istituzioni;
· gestione dei mezzi in dotazione ai messi notificatori;
· gestione centralino;
· gestione del personale della Direzione Affari Generali ai fini dell'applicazione degli istituti contrattuali;
· controlla e gestisce la fatturazione elettronica di tutta la Direzione 
· cura l'inserimento dei dati all'A.N.A.C.
· Richieste per le informazioni alla B.D.N.A. (Banca Dati Nazionale Antimafia)
· cura delle operazioni/procedimenti elettorali relativi al coordinamento degli incaricati alla rilevazione dati da trasmettere alle altre Istituzioni e/o Autorità;
· servizio di portierato
· Cura il servizio del Centralino per ricezione e smistamento telefonate per tutte le Direzioni;
· Assicura l’iter procedurale del rimborso delle spese legali degli Amministratori e dipendenti dell’Ente con adozione del provvedimento finale, previa acquisizione dei pareri di congruità da parte della direzione competente.

Ufficio del Consiglio Comunale
Supporta le attività del Consiglio Comunale; e le attività delle Commissioni Consiliari;
· cura gli adempimenti procedimentali relative alle proposte deliberative e di quelli successivi alla loro adozione;
· supporta le attività della Presidenza del Consiglio Comunale;
· cura i procedimenti connessi alla quantificazione dei gettoni di presenza ai consiglieri per la partecipazione alle sedute del C.C. e delle Commissioni;
· cura i procedimenti relativi all'archiviazione degli atti.

Ufficio del Protocollo Generale
· Classificazione e assegnazione posta
· registrazione informatica della corrispondenza in arrivo e in partenza;
· distribuzione della corrispondenza alle direzioni;
· trasmissione della corrispondenza per via telematica (PEC - Fax – e-mail)
· verifica del rendiconto fatto pervenire dal soggetto appaltatore del servizio posta per l'affrancatura della corrispondenza;
· Ricezione e deposito degli atti giudiziari trasmessi dall'Autorità Giudiziaria;
· deposito di atti di vario genere da notificare, delle cartelle esattoriali e degli atti provenienti dall'Agenzia delle Entrate e da altri Enti/Istituzioni;) 
· studio, ricerche, analisi delle problematiche nelle materie di competenza;
· predisposizione degli atti amministrativi e di contratti;
· gestione dei processi lavorativi di competenza, nel rispetto delle scadenze amministrative;
· predisposizione degli atti di impegno spesa e di liquidazioni;
· consegna delle cartelle esattoriali e degli atti giudiziari depositati dagli enti preposti;
· servizio sportello, registrazione e deposito cartelle esattoriali, atti giudiziari e atti di gara, protocollazione;
· ricezione, protocollazione e classificazione posta raccomandata e ordinaria;
· protocollazione posta in uscita; archiviazione informatica pec ed email ;
· controlli conteggi spese postali;
· ricezione e carico fatture elettroniche;
· ricezione, protocollazione ed inoltro pec
· Trasmissione della corrispondenza attraverso poste italiane;
· Numerazione e archiviazione Ordini di Servizio
· Archiviazione atti giudiziari e cartelle di riscossione Sicilia;
· Controllo sistema informatico e contatti con Halley
· Cura la consegna della posta alle direzioni dell’Ente sia in entrata che in uscita.

Ufficio Notifiche
· Gestisce la classificazione e registrazione informatica degli atti di cui gli uffici comunali o qualsiasi altra amministrazione abbiano chiesto la notifica;
· Cura la restituzione all'ufficio richiedente degli originali degli atti notificati;
· Cura la tenuta dell'Albo Pretorio on line;
· Cura la pubblicazione degli atti all’Albo Pretorio on line;
· Cura la notifica degli atti comunali;
· Gestisce il deposito degli atti notificati;
· Gestisce il deposito ex art. 140 codice procedura civile, art.60 DPR600/73, art.143 codice procedura civile.

Esercita le funzioni e gli adempimenti di nuova istituzione non espressamente elencati che afferiscono le materie di competenza